PAUTAS PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS DIGITALES

Basado Revista Universidad de la Salle.

En una época en el que computador se ha convertido en una herramienta de trabajo en todos los niveles (laboral, educativo, comercial, personal, entre otros) no es extraño encontrar en nuestros escritorios, a veces dispuestos en algún orden y otras veces no, pequeñas cantidades de CD, DVD, memorias USB, en adelante llamados unidades digitales, que han sido utilizados para copiar algunos de los trabajos que hemos desarrollado, bien con el fin de hacerlos portables o para conservar copias de seguridad de algunos documentos que hemos considerado importantes.

Llama mucho la atención el hecho de que el manejo que actualmente damos a estos elementos, es muy similar al que le damos a nuestros archivos personales; casi nunca es posible encontrar unidades digitales debidamente ordenados, con parámetros lógicos o que por lo menos faciliten la búsqueda de la información contenida en ellos. De otro lado, no hacemos uso adecuado de los sistemas nemotécnicos ofrecidos por los fabricantes como los rótulos y presentación de colores, los cuales proveen una ayuda técnica muy útil para la clasificación de la información, todo lo anterior resulta en un sin numero de dificultades que debemos afrontar cuando necesitamos recuperar algún documento que hemos guardado en una unidad digital, y como es frecuente no nos acordamos del nombre que le dimos al archivo, ni en cual unidad lo hemos archivado.  Y aunque no nos damos cuenta de la pérdida de tiempo resulta demasiado costosa. En muchos casos nunca aparece el documento.

Con el fin de facilitar el manejo de archivos y documentos en unidades digitales, se considera conveniente suministrar algunas pautas que permitan el manejo técnico de la información conservada en unidades digitales, así como las mismas unidades.

Estas pautas no deben ser consideradas como una camisa de fuerza, sino más bien como una guía metodológica fácil de aplicar y que permita solucionar muchos de los problemas que se presentan frecuentemente con le manejo de lass unidades digitales..

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

Las unidades digitales no han sido creados para la conservación permanente de información; por el contrario, deben ser utilizados como medios temporales de almacenamiento y de distribución de información, dado que se trata de soportes frágiles, propensos a fácil daño.

Entre los factores que pueden provocar daño en las unidades digitales se destacan:

Alimentos y bebidas que al caer sobre la superficie de la unidad afectan la información.

Sobre calentamiento por una exposición prolongada al sol; de igual forma exponerlo al frío intenso puede hacer ilegible la información.

Exposición a campos magnéticos (en algunos casos).

Perdida o robo.

MEDIDAS PREVENTIVAS

Revise periódicamente la información conservada en las unidades, con el fin de determinar el estado de los documentos, seleccionar documentos para descarte o simplemente cuales a meritan su conservación en el computador o el servidor de archivos. Proceda a hacer copias de las unidades cuando encuentre fallas en el unidad original o  fuente.

Siempre identifique las unidades con el contenido

Consérvelas en cajas especiales para tal fin; existen en el mercado diferentes tipos y capacidades de cajas para almacenar unidades según la necesidad del usuario.

Utilice etiquetas para separar unidades con diferentes contenidos. Resulta útil usar unidades de colores para diferenciar el contenido o el tipo de información almacenado en los mismos.

No deje los unidades sobre el escritorio en lugares en donde queden expuestos a algunos riesgos señalados anteriormente.

COMO ORGANIZAR LOS DATOS DENTRO DE LA UNIDAD

Si va a guardar o crear documentos propios de la función de una dependencia, como por ejemplo, actas, ordenes de compra, proyectos, cartas, entre otros, clasifique la información siguiendo el mismo utilizado para la determinación de las series y subseries documentales de la organización. Utilice los mismos nombres asignados a las series y subseries en las tablas de retención.

Los diferentes sistemas informáticos permiten manejar subdirectorios o carpetas, que correspondan a su vez a categorías que pueden ser prefijas antes de archivar los documentos. Estas categorías se pueden asimilar de las series documentales y pueden subdividirse de acuerdo con las necesidades de cada organización:

Es indispensable que antes de crear un documento se determine la categoría a la cual pertenece (serie) y se fijen criterio para su archivo. En todo caso se recomienda crear una categoría provisional para archivar los documentos en versiones no definitivas (borradores) de tal forma que una vez vayan aprobando, esta carpeta se pueda desocupar y los documentos definitivos se guarden en la carpeta correspondiente.

Esta facilidad permite que el directorio pueda tener tantos subdirectorios como se requiera, lo cual resulta una ventaja significativa en términos de la búsqueda y recuperación de los documentos:

Otra posibilidad resultante de esta herramienta es archivar documentos de un mismo tramite pero que provienen de distintos programas (Excel, Word, Power Point, entre otros) de tal forma que se puedan efectuar búsquedas completas (a través del explorador de Windows), sin necesidad de "adivinar" el lugar donde fue archivado un documento y el nombre bajo el cual se archivo.

Otras de las situaciones que es necesario controlar en la gestión de documentos digitales, es la relacionada con la denominación de documentos. Resulta de vital importancia, identificar o "bautizar" los documentos con denominaciones que correspondan al asunto del que tratan. Cualquier otro sistema de denominación conduce a la perdida de información impide una consulta eficiente.

De la misma manera, es necesario que las personas responsables de crear documentos en formato digital, conozcan las diferentes posibilidades de uso que ofrecen los sistemas instalados en sus equipos y comprendan las implicaciones den su uso, así como las relacionadas con una adecuada gestión de la información.

Finalmente, es necesario que las unidades digitales se identifiquen con datos que faciliten su organización y clasificación, lo cual le permitirá sin duda la búsqueda de la información con una menor perdida de tiempo y esfuerzo.

De igual forma el uso de los sistemas de colores puede convertirse en una excelente forma de clasificar la información, cuando el volumen de la misma no es muy grande. Por ejemplo utilice unidades de diferentes colores para archivar documentos pertenecientes a serie documentales distintas.

De otra parte, pueden utilizarse etiquetas de colores para dividir series en subseries y contar así con un sistema técnico de archivo que permita la organización de la información almacenada en disquetes.

No obstante lo anterior, se recuerda que estos medios han sido definidos como un sistema de distribución de información, más que como medios de almacenamiento, ya que por sus características no están diseñados para conservar información de forma indefinida o permanente.