FORMULACIÓN DEL PROYECTO
Conviene de entrada hacer algunas
precisiones sobre el alcance de lo que se pretende con esta unidad, mas allá de
los objetivos antes expresados. Queremos, en primer término, indicar que
metodológicamente, debemos entender la formulación de proyectos como el proceso
que va desde la idea, hasta convertirla en una propuesta con todos sus
elementos constitutivos formales , que nos permite iniciar las etapas de
promoción y negociación, con el fin de obtener los recursos y a probaciones
necesarias para poner en marcha el proyecto. Diferenciamos entonces, la
formulación de la planeación del proyecto, que es la materia de la unidad
siguiente, aun cuando luego, la formulación entrega muchos elementos a la
planeación del proyecto.
Se plantean unas etapas en la formulación,
identificadas como el “concept paper”, el “perfil” y la “propuesta”, como los
hitos en el avance de la definición del proyecto, que permite entrar en los
procesos de discusión con las personas, instancias e instituciones involucradas
en el proceso de decisión, sin necesidad de tener, desde un principio la
propuesta completamente elaborada. Esto
aporta ganancia en los tiempos de discusión y una mejor definición de la
propuesta finalmente elaborada. Son, entonces, etapas de conveniencia en la
formulación, aunque no de obligatoria adopción.
Como punto central de la unidad, está
el componente de los elementos básicos de la propuesta, conforme a las prácticas
corrientes establecidas en los centros de investigación y en las entidades de
financiación.
Se termina la unidad con el
concepto de la “cartera de proveedores”, como elemento importante para las
instituciones en el proceso de administración de proyectos.
LAS ETAPAS EN LA FORMULACIÓN
Dese luego, es un método de
aplicación opcional, de tipo pragmático, en el sentido de que no siempre hay
necesidad de seguirlo paso a paso, y que debe acomodarse a las circunstancias
de tiempo y de urgencia, tanto la institución ejecutora, como la de la o las
entidades patrocinadoras.
Las etapas sugeridas son:
El “concept paper”
El “perfil” del proyecto
La “propuesta”
El “concep paper”, es la primera
expresión escrita de la idea del proyecto en forma de un documental resumido,
apenas una pocas páginas. Es poner en “blanco y negro” los elementos
sustantivos de la idea, con el fin de tener una base inicial de presentación y
discusión. Lo usamos como el “documento vendedor” de la idea del proyecto. Bajo
esta concepción, los elementos constitutivos del “concept paper” pueden ser:
Una clara definición del problema
o el tema del proyecto.
La presentación de los objetivos
esenciales que se quieren alcanzar.
La importancia del estudio que se
propone, destacando los beneficios esperados, desde el punto de vista
científico, técnico, económico o social, dependiendo de la naturaleza del
proyecto.
Una breve descripción de las
actividades que se han de realizar para el cumplimiento de los objetivos.
Puede, así mismo, darse un esbozo de la metodología a emplear.
Un estimativo aproximado de los
recursos necesarios para la ejecución del proyecto, entre ellos si es posible,
su costo estimado expresado apenas en órdenes de magnitud.
Como anexo, se puede agregar una
descripción breve de la institución, con la indicación de la capacidad
disponible para la realización del proyecto.
Como atrás decimos, el “concept paper” es el
documento vendedor de la idea del proyecto, en el sentido de crear un interés
en el tema, demostrando una capacidad para la ejecución de proyecto planteado y
de abrir el proceso de discusión y de negociación hacia una futura aprobación.
Como segunda etapa nos hemos
planteado el “perfil del proyecto”. Este representa una mayor elaboración que
el “concept paper”, pero en menor grado de detalle que la propuesta misma. En
su estructura, puede contener los mismos elementos de la propuesta, pero
presentados de una forma más breve, en menor desarrollo de detalle: “el perfil”
permite tener ya una discusión más precisa sobre los componentes del proyecto,
asi como la determinación de la participación de los entes financiadores,
conforme a sus propias prioridades; se definen recomendaciones para la
elaboración de la propuesta.
La etapa final de la formulación
del proyecto es la elaboración de la propuesta, cuyo propósito es hacer una
presentación coherente del que hacer, porque hacerlo, como hacerlo, con quien
hacerlo, con que hacerlo y para qué hacerlo. Y a través de esta presentación,
asegurar la asignación de recursos necesarios de las diversas fuentes que
decidan acoger la propuesta y vincularse a la ejecución de proyecto.
Ahora tanto financiadores como
ejecutores de actividades cuenta con instrumentos específicos (formularios e
instructivos) para la formulación de las propuestas de proyectos. Las
diferencias de fondo entre los instrumentos que utilizan las distintas
entidades, obedecen principalmente a la conveniencia de responder a la
diversidad en la tipología de proyectos. Existen otras diferencias
especialmente de formato, que obedecen más que todo a preferencias en la
presentación y diagramación y otros factores de forma.
Recomendación útil es que el
lenguaje utilizado en la redacción de los términos de referencia debe ser
sencillo, sin sacrificar, desde luego, el nivel de la propuesta. Loe
evaluadores de los proyectos, especialmente los directivos que toman decisiones
de aprobación, pueden encontrar difícil agilizar los trámites de propuestas que
utilizan términos muy especializados sin una mayor explicación en el texto.
LOS ELEMENTOS BASICOS DE LA
PROPUESTA
Independientemente del formato
utilizado, existen unos elementos básicos en el contenido de la propuesta, que
conviene señalar para luego proceder a su amplificación y explicación:
Titulo
Objetivos
Antecedentes y justificación
Metas y/o resultados
Actividades y metodologías
Recursos: humanos, físicos, económicos
Presupuesto y fuentes de financiación
Sistemas de seguimiento, control
y evaluación
Anexos
Titulo
Debe ser claro, corto, conciso y
definitorio del propósito del proyecto. Si es necesario, se pueden usar subtítulos.
Objetivos
Representan el “qué hacer” en el
proyecto. Por lo general se acostumbra presentar un objetivo principal o
general, acompañado de unos objetivos específicos, cumplimento también con las
condiciones de claridad y precisión.
El objetivo principal corresponde
al fin último a cuyo logro contribuye el proyecto, pero como tal esta más allá
de su alcance directo. Es decir, es un objetivo marco dentro del cual se ubican
los objetivos específicos del proyecto y estos nos indican los fines
específicos a los cuales queremos llegar, dentro de los límites impuestos en
materia de recursos y de tiempo.
La expresión de los objetivos se
lograra en mejor forma si el problema o tema que ha de abordar el proyecto, se
encuentra adecuadamente definido.
Antecedentes y justificación
Deben hacerse explicito los
antecedentes que motivan el proyecto, desde dos puntos de vista: del tema o
problema motivo de estudio, y de la institución o empresa que lo emprende.
Bajo el primer ángulo, la
presentación mostrara la situación actual, a manera de diagnostico, para
destacar la posición e importancia del
trabajo que se pretende realizar. En el caso de proyectos de carácter
tecnológico, debe destacarse el problema que quiere abocarse, con sus
implicaciones frente a la producción y/o mercado.
En cuanto a la institución o
empresa, puede mostrarse la capacidad institucional. Así mismo, el aporte que
el proyecto mismo representa para su desarrollo institucional o de actividades
futuras.
En los aspectos de la
justificación, se resalta la importancia, tecnológica, económica y social,
dando énfasis a uno u otro aspecto según la naturaleza misma del proyecto. Al
final. deben estimarse también los beneficios económicos que se derivan de los
resultados, tanto como para la economía de la empresa como la economía de la
región.
En caso de ser conducente,
conviene llamar la atención sobre los beneficios tipo social del proyecto, por
ejemplo, en el incremento del empleo, en proyectos de desarrollo tecnológico, o
bien, porque la naturaleza del proyecto es básicamente de índole social, como
en el campo de la educación o de la salud, o de las ciencias sociales.
Metas y/o resultados
Podríamos decir en una primera
aproximación que la expresión de las metas y los resultados es una manera de
concretar los objetivos. Las metas nos indican hasta donde queremos llegar y
los resultados esperados, cuales son los productos que le proyecto debe
entregar para alcanzar los objetivos.
Cualquiera que sea el tipo del
proyecto, los resultados esperados deben traducirse en algo concreto y
verificable: un documento, un prototipo de laboratorio o prototipo industrial,
un sistema desarrollado y en operación, un número de personas entrenadas, un
proceso o un producto nuevo en el mercado, una nueva institución, etc.
Algunos de tales resultados
pueden ser cuantificados en unidades físicas o monetarias, lo cual es
conveniente expresarlo, pues permite llegar a índices de evaluación que motivan
la apropiación, tales como los de costo/resultados o costo/beneficio.
En muchos casos un proyecto
tendrá benéficos adicionales a la solución del problema planteado. Cada uno de
los rubros evaluados contribuirá con beneficios para la organización, que deben
ser resaltados y explicados. Recordemos que no todos los proyectos están
asociados con beneficios económicos directos, lo que sugiere un esfuerzo
adicional para describir los beneficios indirectos, intangibles o subjetivos
que solo se califican con adjetivos sobre el prestigio o el reconocimiento
entre otros.
En todo caso, es muy recomendable
que la expresión de metas y resultados tengan la máxima claridad y precisión, pues
si bien cumplen un objetivo de encontrar justificación en las etapas de aprobación
y asignación de fondos, también servirán de patrones de seguimiento y de evaluación
en su etapa de ejecución y su finalización. La falta de claridad y precisión puede
conducir a equívocos o a diversas interpretaciones en las evaluaciones.
Actividades y metodología
Todo proyecto, al someterlo a un análisis,
puede llegar a descomponerse en una serie de actividades con identidad propia,
a las cuales se les asigna un comienzo y un fin, incluso con un horizonte de
tiempo. La forma de desagregación del proyecto está asociada con la metodología
general que se siga para afrontar el problema o tema del mismo. Conviene entonces
desde un comienzo hacer el planteamiento de dicha metodología, para que se
entienda mejor el ejercicio de desagregación por actividades.
Hecha la desagregación, debe
realizarse una planeación y programación de actividades, que muestren su
secuencia y forma de desarrollo. Para esto se puede usar alguna técnica de expresión
grafica que facilite su presentación. Conviene indicar que a nivel de la
propuesta no es necesario entrar a una planeación y programación detalladas,
las cuales corresponden mas a la etapa previa
a la ejecución del proyecto, una vez ha sido aprobada la propuesta y
asignado los fondos para su ejecución; esto se verá en la planeación del
proyecto.
Una de las técnicas más usadas
para hacer la presentación de la secuencia de actividades es mediante el
diagrama de barras o segmentos (Gantt), en la cual cada actividad se representa
por un segmento de longitud proporcional a su duración por tiempo. El diagrama
de barras tiene la ventaja que se muestra, así mismo, el calendario de las
actividades, pues cada barra, por su ubicación en la grafica, indica los parámetros
en el tiempo de iniciación y de terminación de cada actividad.
Conviene hacer una descripción breve
de cada actividad. En alguna de ellas puede ser necesario presentar las metodologías
específicas a aplicar en su realización, para su mayor entendimiento.
Recursos Requeridos
Frente a cada una de las
actividades debe hacerse el examen detallado de los recursos necesarios (o
insumos como algunos los llaman) para su ejecución, tanto en forma cualitativa
como cuantitativa.
Los recursos comprometidos para
la realización de un proyecto generalmente se clasifican en tres categorías:
-Humanos –Personal
-Físicos
-Económico
Personal: se refiere al personal
directamente comprometido en el desarrollo de las actividades del proyecto. Desde
luego constituye el recurso principal. Debe discriminarse por procedencia y categorías.
Por cuanto la procedencia, debe
distinguirse entre personal internacional y nacional.
En cuanto a categorías, el
personal nacional puede clasificarse asi:
-director del proyecto
-asistentes
-Consultores especialistas
-personal técnico auxiliar
-personal de apoyo, incluido
personal administrativo
La dedicación de todo el personal
al proyecto debe cuantificarse en unidades de tiempo convenientes:
horas-hombre, meses-hombre, años-hombre.
En la propuesta debe incluirse en
los Anexos, el resumen de la hoja de vida del personal, destacando los
contenidos más relevantes frente al tema del proyecto. En caso de que sea
necesario contratar otro personal para complementar el equipo existente, debe
incluirse un perfil de los cargos.
En relación con el personal,
puede presentarse un requerimiento de capacitación específico, el cual ha de
cumplirse, en diversas formas: cursos, seminario, pasantías, entrenamientos,
ad-hoc. En estos casos debe indicarse el tipo de capacitación, su duración y
lugares seleccionados para su cumplimiento.
Recursos físicos: comprenden básicamente:
-
Materiales suministrados
-
Equipos
-
Uso de espacios físicos y construcciones
-
Información y publicaciones
-
Servicios
En los materiales y suministros se incluyen los elementos de consumo, reactivos químicos, materias primas.
En los equipos, debe distinguirse entre equipos que ya existen y que se usaran en las actividades del proyecto y los equipos que hay que construir o adquirir para su adecuada realización. Cuando se trata de compra de equipos de alto valor, es indispensables presentar una amplia justificación, en relación con el proyecto mismo. En los equipos existentes, pueden ser equipos propios o equipos a los cuales se puede tener acceso por cooperación o alquiler.
En el uso de espacios físicos, por lo general las instituciones ejecutoras disponen de el, en oficinas, laboratorios, bodegas o construcciones especiales, que se ofrecen para aplicarlos a la ejecución del proyecto; deben describirse y darse especificaciones.
En algunos casos puede ser necesario hacer adaptaciones de las instalaciones existentes o realizar nuevas construcciones. Se requieren especificaciones y bases de diseño.
Información y publicaciones: la información científica y técnica es un insumo muy importante en los proyectos de I&D, que hay que adquirir o tener acceso a ellas a través de servicios o redes especializadas. Pueden preverse publicaciones relacionadas con el proyecto o resultantes del mismo, las cuales hay que preparar y editar.
En materia de servicios, pueden ser diversos según la naturaleza del proyecto. Cuando se emplean equipos, deben contemplarse los servicios de mantenimiento, bien sea que se verifiquen por la institución misma, o sea materia de contratación con firmas especializadas.
Recursos económicos: representa la cuantificación en unidades económicas, de los costos del proyecto, expresados en un presupuesto desglosado por renglones o rubros. En cada uno de ellos debe determinarse si se dispone del recurso, bien sea como aporte en especie; o porque la propia entidad asume su costo, o si se requiere de una fuente de financiación externa que hay que buscar con el objeto de asegurar la financiación total del presupuesto calculado para la ejecución del proyecto.
Presupuesto y fuentes de financiación
Los presupuestos terminan presentándose en un cuadro matricial que incluye, por un lado, los rubros de presupuesto discriminados y por el otro, en columnas, la indicación de las fuentes de financiación que han de proveer recursos.
-
Entidad ejecutora, como financiación de
contrapartida, en dinero y/o en especie.
-
Otras entidades cooperantes, si existen.
-
La o las entidades financiadoras externas.
En cuanto a
los rubros de presupuesto, podemos seguir el orden ya utilizado en la descripción
de los recursos empleados adicionados algunos más así:
-
Personal
-
Capacitación
-
Materiales y suministros
-
Equipos
-
Uso de espacios físicos y construcciones
-
Información y publicaciones
-
Viajes (transporte y viáticos)
-
Mantenimiento
-
Prestaciones sociales
-
Gastos varios
-
Gastos generales (overead)
Los rubros de personal
o mantenimiento han sido tratados en la sección anterior, que nos describe los
recursos: allí terminamos obteniendo unidades físicas de empleo o de uso. Los cuales,
al pasarlos al presupuesto, debemos convertirlas en unidades monetarias,
conforme a sus costos reales.
Nos faltaría por
explicar: las prestaciones sociales, los gastos varios y los gastos generales.
Prestaciones sociales:
en los costos de personal, incluimos los costos de los sueldos básicos, que
generalmente se liquidan mensualmente. Dichos costos se incrementan con los
valores de las prestaciones sociales q que tienen derecho legal los empleados, adicionados
en algunos casos con prestaciones extralegales. En nuestro caso, en Colombia,
podemos indicarlas divididas en dos grupos:
-
Las de percepción directa por el empleado, como
las primas legales, las vacaciones, el auxilio de cesantía y los intereses
sobre las cesantías consolidadas.
-
Las consideradas como para-fiscales, por pagarse
a entidades oficiales o administradoras, que en el caso colombiano son:
Servicio Nacional
de Aprendizaje – SENA
Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar – ICBF
Las cajas de compensación
familiar
Las tasa de seguridad
social: pensiones, salud y riesgos laborales
Tales prestaciones sociales se
calculan como porcentaje del valor del sueldo-básico. En la experiencia
colombiana, las prestaciones sociales mínimas legales están alrededor del 60%
del sueldo básico: pero hay entidades en que se elevan esos porcentajes, bien
por programas de estimulo personal o por negociación colectiva con las
organizaciones sindicales.
Cuando en el sueldo básico se
suman las prestaciones sociales, se conforma lo que se denomina el salario
integral y que es, en verdad el costo real del personal involucrado en la ejecución
de un proyecto.
Gastos varios: es un rubro
presupuestal que incluye costos no relacionados en otros rubros específicos, y
que pueden alcanzar valores significativos en la ejecución del proyecto. Siempre
conviene explicar el tipo de gastos que se ha de llevar bajo dicho rubro. Por ejemplo,
seguro de equipos, correo y comunicaciones, etc.
Gastos generales (overead):
conforme al sistema contable aplicable a cada institución con los rubros
presupuestales considerados anteriormente, se cubren los llamados costos
directos del proyecto. Pero adicionalmente, la entidad tiene que incurrir en
una serie de gastos que mantienen su operación general y que son indispensables
en su marcha institucional. Tales gastos son por ejemplo, la administración
general, el pago de servicios como agua, energía, comunicaciones, vigilancia,
el mantenimiento general de las instalaciones, los servicios comunes, cafetería,
etc. Para facilitar el cálculo de los gastos generales se acostumbra a
estimarlos como un porcentaje de los costos directos, teniendo en cuenta la
experiencia en ejecución presupuestal de años anteriores. Las agencias
financiadoras, por lo general, tiene sus propias normas con respectos a estos
gastos: algunos consideran que deben ser asumidos en su totalidad por la
entidad ejecutora, o en ocasiones las aceptan como gastos en contrapartida
otras entidades los admiten como factores de costo y los aceptan en un
porcentaje determinado de los costos directos.
