Basado Revista Universidad de la Salle
Algunas de las características más comunes de
la organización a finales del siglo, están asociadas con le fenómeno de la
información. En efecto, el crecimiento anual del volumen de información, los
altos costos de almacenamiento de los documentos, la vulnerabilidad y deterioro
a que están expuestos los documentos vitales e importantes y el elevado costo
relacionado con la reprografía (copias, fotocopias, entre otros), tiene preocupados
a los gerentes y administradores. A lo anterior debe agregarse la problemática
de la seguridad de la información, la cual constituye un capitulo aparte en las
prioridades de las organizaciones.
La sociedad actual y dentro de ella las
organizaciones, utilizan información proveniente de diferentes fuentes y en
diferentes soportes, sin importar si se presenta en papel, formato de vídeo,
medios audibles, o en soportes digitales.
Hasta ahora la administración de documentos se
había preocupado por los soportes tradicionales, generando normas, pautas y
reglas para su creación, uso, almacenamiento y disposición. Sin embargo, con la
creciente utilización de la tecnología de la información en la creación y
administración de documentos digitales (DD), se ha visto la necesidad de
definir los procesos que atañen a la generación y administración, así como a la
definición y conceptualización del "documento digital", y la validez
jurídica derivada de su uso.
Como resultado de lo anterior, han aparecido en
el mercado las más variadas soluciones para el desarrollo de proyectos de
"documentos digitales", para cuya evaluación e implementación el
archivista o el profesional de la información no esta preparado.
QUE ESTRATEGIA RECOMENDAR
Antes de adquirir un determinado desarrollo o
solución de Documentación Digital se
hace necesario identificar, reconocer y aceptar dos componentes importantes en
el sistema: El primero de ellos es identificar cual es el nivel tecnológico en
el que se encuentra la organización y cual ha sido la absorción de dicha
tecnología, y el segundo consiste en identificar los problemas existentes en
relación con el manejo de la información en formato digital. Con un mínimo de
inversión de recursos humanos y técnicos se puede adoptar el cambio de la cultura
del papel a la electrónica. Cualquier proyecto GDD (gestión digital de
documentos) debe estar sustentado entres componentes: calidad, seguridad y
control, que busquen modelos de gestión eficientes.
Desde el punto de vista de la evaluación de soluciones,
se deben buscar aquellas que responda a las necesidades del presente y con
visión del futuro. En lo posible, las soluciones deben ser probadas y con el
respaldo de un país donde se desarrolle el proyecto; lo anterior significa que
teorías cuyo único usuario sea una empresa, podrían no ser confiables. Se
prefieren soluciones que usen tecnologías de punta, ampliamente probadas.
REINGENIERIA DE LOS FLUJOS DOCUMENTALES
Uno de los mayores impactos de la aplicación de
proyectos de documentos electrónicos es el derivado de la necesidad de revisar
los procesos y flujos documentales actuales. En la mayoría de casos, cuando se
implementan este tipo de soluciones, se reduce la cantidad de documentos
impresos y se modifican los procesos que les da origen, haciéndolos simples y
de menor costo. Esta revisión de métodos y procedimientos puede considerarse
como la aplicación de la reingenieria del archivo.
QUE SOLUCION PROPONEMOS MEJORAR
Las aplicaciones de administradores de
documentos o de imágenes, el correo electrónico, los flujos de trabajo y las
aplicaciones de trabajo colaborativo o Groupware, son algunas de las
posibilidades que ofrece el desarrollo tecnológico actual, con un componente
indispensable que es la seguridad que estos sistemas ofrecen para garantizar la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, preservándola
indefinidamente y protegiéndola de accesos indebidos. A través de estas
aplicaciones se puede habilitar el acceso simultaneo a la misma información,
eliminando la duplicidad de información, desde distintos sitios, así como la
migración futura y la administración local remota.
Las soluciones "imágenes" facilitan
la integración de los sistemas de información, incorporando todo tipo de
documentos en papel (papel, fax, electrónico, entre otros) en un solo ambiente.
El "correo electrónico" busca
reemplazar los sistemas de mensajería tradicionales, basados en la distribución
física de papeles y documentos, por el envío electrónico de información, datos
y archivos. Estos sistemas permiten el manejo de prioridades, la encriptacion
de mensajes, la utilización de firmas digitales que garanticen que el emisor
del mensaje y su no-modificacion, la definición de perfiles de usuarios,
enrutamiento ad hoc, la comunicación interna y externa, entre otras
posibilidades.
Las aplicaciones de "Flujo de
trabajo" o workflow permiten la distribución estructurada de trabajos, la
toma de decisiones predeterminadas, el suministro de alertas, vencimientos y
prioridades, lo cual facilita el control sobre la gestión de la administración.
ALGUNOS MITOS Y REALIDADES
En lo que a soluciones informáticas se refiere,
existen una serie de concepciones cuyo arraigo ha ocasionado el fracaso de
proyectos tecnológicos en las organizaciones. Entre los principales mitos o
creencias se pueden identificar:
Contratar un desarrollo personalizado: La
tendencia en el sector tecnológico en buscar soluciones estándar o universales
que sean compatibles con otros sistemas. Las soluciones personalizadas pueden
ayudar a resolver parte de problema pero no integran todos los sistemas de
información, generando a largo plazo sobrecosto y problemas de comunicación
entre distintos sistemas.
Imitar al vecino: Copiar modelos diseñados para
otras empresas puede dejar un sabor amargo, toda vez que los objetivos y la
forma de alcanzarlos por lo general no se ajustan a las necesidades de la
organización.
Esperar la última tecnología: la obsolescencia
tecnológica es un factor normal por esta época, por lo tanto se debe aceptar la
velocidad del cambio tecnológico.
Esperar a que otras entidades experimenten:
Aunque pueda considerarse una estrategia adecuada, el éxito o fracaso de otras
organizaciones no debe siempre a la solución en si misma, sino a factores
internos y del entorno que no fueron controlados debidamente.
METAS Y OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE DOCUMENTOS DIGITALES
- PDD
En términos simples, deben buscarse las soluciones
o aplicaciones que cumplan los siguientes requerimientos:
Amigable fácil de usar.
Arquitectura abierta interfaz gráfica.
De fácil mantenimiento
Actualizable
Personalizable y con herramientas para la
integración a otros sistemas.
En general la información debe estar disponible
para la distribución y consulta digital en la intranet, internet o redes de la
entidad.
La implementación de procesos electrónicos para
el manejo documental requiere claridad y profundidad en los siguientes
aspectos:
Cultura organizacional
Redefinicion y conceptualización del manejo
documental.
Alternativas tecnológicas ofrecidas en el
mercado
Seguridad
Valor legal o probatorio
Lo anterior implica que la formulación, evaluación, desarrollo e
implementación de un PDD, debe ser vista como una solución integral que
involucra no solo el manejo de los archivos tradicionales, sino de diferentes
variantes en cuanto al concepto de documento digital se refiere (imagen, correo,
fax, entre otros)
Abordar la implementación de un proyecto de
documentos electrónicos PDD al margen de la realidad archivistica de la
institución, resulta no solo contradictorio sino riesgoso. No se trata de
adelantar todas las etapas al tiempo, pero si de asociar el desarrollo de cada
una entre sí. En todo caso, el ideal que se persigue es tener una solución
integral a partir de la cual la
organización cuente con sus diferentes fuentes de información bajo un mismo
ambiente, de tal forma que las consultas que se hagan al sistema se realicen
sin importar ni el formato, ni el lugar de ubicación o almacenamiento de la
información.
Un programa integral de documentos digitales
involucra una serie de subproyectos, que a su vez se constituyen en proyectos
específicos. Debido al cambio que para la cultura corporativa implica la
implementaron de un proyecto de GDD, resulta conveniente empezar con una
aplicación cuyo uso sea generalizado en toda la organización, como por ejemplo,
el desarrollo de un programa de correspondencia electrónica implica desarrollar
una herramienta o asistente para la correspondencia, cuyo objetivo iniciar es
él familiarizara las personas y
funcionarios con el documento digital, diligenciamiento de campos de
catalogación y utilización de plantillas estándares y predefinidas dentro de la
organización.
En segundo nivel puede implementarse un
proyecto de Formas Digitales, el cual reducirá no solo el volumen de documentos
de papel sino él numero de formas preimpresas que la organización utiliza para
fines internos. Paralelamente se puede desarrollar una herramienta de Workflow
que permita controlar la gestión y tramite de los documentos (formas digitales
y correspondencia) en cada área.
En esta etapa del desarrollo es útil integrar
las Solucione Imagen y la Automatización de Archivos al proceso. Esto
facilitara la integración de todos los componentes y su tratamiento en uno
solo.
El control sobre los documentos digitales se
realiza a través de un software sé
Document Management, el cual permite tener un control total de todo tipo de
información, sin importar su fuente; este permite administrar los documentos
dentro de la organización: creación, modificación, aprobación, acceso,
publicación, distribución, almacenamiento (archivo) y disposición.
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
Todo proyecto tecnológico debe considerar una
serie de factores, de cuyo manejo depende el éxito o fracaso del mismo. Dentro
de estos se encuentra:
Factores organizacionales, entre los cuales
deben analizarse los recursos económicos destinados para el proyecto, la resistencia
al cambio, la falta de sinergia, la capacitación, y la misión dentro de la
organización, entre otros.
Factores externos, como el nivel de desarrollo
de la tecnología que se pretende incorporar, las condiciones del mercado del
software, el mercado de proveedores, el soporte técnico y la capacitación.
Factores tecnológicos tales como la plataforma
tecnológica actual, el nivel de desarrollo tecnológico de la organización, los
problemas de incompatibilidad, etcétera.
